Amélioration de la relation patient-médecin
Ouvert à tous les acteurs du secteur médical, le télésecrétariat est une solution intéressante pour améliorer la relation patient-médecin. En effet, les patients profitent d’un accueil et d’une assistance téléphonique personnalisés 24h/24 et 7j/7. Le télésecrétaire médical prend en charge leurs demandes et leurs besoins. Au besoin, il peut fixer un rendez-vous, réserver un appareil spécifique, etc.
Gain de temps et d’efficacité
En plus de la réception des appels, le secrétaire médical à distance peut assurer la gestion des agendas, fixer et relancer les rendez-vous, retranscrire les comptes rendus médicaux, etc. Libérés de ces tâches chronophages, les praticiens peuvent consacrer plus de temps aux patients présents dans l’établissement et à leur métier. S’il y a un appel urgent nécessitant l’intervention du médecin, le télésecrétaire peut le transférer instantanément sur une deuxième ligne. L’externalisation du standard téléphonique en milieu médical dispense également l’établissement de charges salariales et autres contraintes administratives supplémentaires liées au recrutement de nouveaux collaborateurs en interne.
Amélioration de l’image de l’établissement médical
Externaliser le secrétariat médical permet de véhiculer une image positive et qualitative du médecin, du cabinet, de la clinique ou autre établissement de santé auprès des patients. Porteur de messages et de valeurs, le prestataire chargé de l’accueil téléphonique doit disposer des compétences requises pour traiter chaque dossier correctement. Il doit être formé aux fondamentaux de l’accueil patient et aux aspects importants des métiers de santé : vocabulaire, collecte d’informations, procédures, etc.
Comment choisir un bon télésecrétaire médical ?
Plusieurs critères sont à prendre en compte dans le choix d’un télésecrétaire médical. En amont, vous devez vous interroger si vous souhaitez externaliser partiellement ou intégralement le secrétariat. La taille de l’établissement ainsi que la quantité de flux d’appels reçus chaque jour sont aussi des paramètres importants à ne pas négliger. Un seul et unique télésecrétaire peut, par exemple, suffire pour prendre une dizaine d’appels par jour et gérer l’agenda d’un médecin. Si le nombre d’appels reçus au quotidien va au-delà des trentaines, il est préférable de faire à appel à toute une équipe de télésecrétaires.
Dans tous les cas, il est important d’accorder une attention particulière à la durée de traitement des appels et à l’expertise du prestataire. N’hésitez pas à lui demander ses références et à demander l’avis de ses anciens clients sur sa méthode de travail et la qualité de ses prestations. Cela vous permettra d’avoir un aperçu de son savoir-faire et de son professionnalisme. En ce qui concerne le coût, il va de soi que c’est un élément essentiel à considérer. Mais, celui-ci dépend généralement du volume à traiter et des conditions imposées par le médecin ou l’établissement.
Certaines entreprises BPO spécialisées dans le télésecrétariat médical comme Beepeeoo proposent des solutions efficaces, évolutives et sur mesure. Leur équipe pluridisciplinaire et déjà habituée au métier n’auront aucun mal à s’adapter à vos exigences et procédures.
