Pourquoi externaliser la saisie comptable ?
Confier la saisie comptable à un partenaire externe fiable, c’est l’assurance de bénéficier :
d’un traitement rapide et rigoureux de vos documents comptables,
d’une flexibilité opérationnelle selon votre volume d’activité,
d’un coût maîtrisé par rapport à une gestion en interne,
d’une collaboration fluide avec votre cabinet comptable ou votre service financier.
Quelles tâches de saisie comptable peuvent être externalisées chez Beepeeoo ?
Chez Beepeeoo, nous nous concentrons exclusivement sur les opérations de saisie comptable, en nous adaptant aux outils que vous utilisez déjà (Sage, Cegid, Quickbooks, Pennylane, etc.).
Voici un aperçu des tâches que nous pouvons prendre en charge :
Saisie des factures d’achats et de ventes
Nous prenons en charge la récupération des factures fournisseurs et clients via vos boîtes mail, vos portails ou toute autre source définie avec vous. Une fois collectées, les factures sont saisies dans votre logiciel comptable conformément à votre plan de comptes et à vos règles internes. Nous pouvons également ventiler les montants par analytique, intégrer les taux de TVA appropriés, et archiver numériquement chaque pièce, en assurant un classement cohérent pour une traçabilité optimale.
Saisie, lettrage et rapprochements bancaires
Notre équipe assure la saisie manuelle ou semi-automatisée de vos écritures bancaires à partir des relevés fournis ou importés. Nous procédons au lettrage des comptes clients et fournisseurs, en identifiant les règlements et les éventuels écarts. Enfin, nous réalisons les rapprochements bancaires réguliers pour détecter les anomalies, garantir la cohérence des soldes et fiabiliser votre suivi de trésorerie. Cette rigueur contribue à une comptabilité à jour et conforme.
Saisie des notes de frais
Nous traitons les frais professionnels de vos collaborateurs, qu’ils soient transmis sous format papier, photo ou via un outil de gestion spécifique. Chaque dépense est imputée selon votre plan comptable, en prenant en compte les règles de TVA, les plafonds éventuels, les dates et la nature de la dépense. Les justificatifs sont systématiquement associés et classés, pour garantir la conformité des écritures et simplifier les contrôles futurs.
Saisie de liasses fiscales
Nous intervenons en appui de votre expert-comptable ou de votre service comptable pour la saisie des données nécessaires à l’élaboration de la liasse fiscale. Cela inclut les états financiers, les tableaux d’amortissements, les provisions et autres éléments de calcul. Nous nous appuyons sur les documents préparés par vos équipes et veillons à une saisie fiable, rapide et conforme aux formats requis. Nous ne faisons pas la révision ni la validation des comptes, mais assurons une saisie rigoureuse.
Saisie des opérations diverses (OD)
Nous réalisons la saisie des écritures d’ajustement ou de régularisation, telles que les OD de fin de mois, les amortissements, les provisions ou les charges constatées d’avance. Ces écritures peuvent être saisies sur la base de modèles ou d’instructions transmises par vos équipes. Chaque ligne est contrôlée pour respecter la logique comptable, les échéances et les codifications spécifiques à votre organisation.
Classement numérique et renommage des pièces
Chaque pièce comptable traitée peut être classée dans un répertoire numérique structuré (par mois, type de document, fournisseur, etc.) et renommée selon des règles établies avec vous (date, numéro de pièce, fournisseur…). Ce classement intelligent facilite les recherches, l’archivage légal, la transmission à votre expert-comptable et le respect des obligations fiscales. Vous gagnez du temps et évitez les pertes de documents.
Une équipe d'opérateurs de saisie formée à vos outils et méthodes
Chez Beepeeoo, nous intégrons vos processus comme si nous étions une extension de votre équipe interne. Notre objectif : respecter vos habitudes de travail tout en vous soulageant des tâches répétitives de saisie comptable.
Nous nous adaptons à vos logiciels comptables préférés (Sage, Cegid, Quadratus, ACD, Pennylane, etc.) et à vos outils internes (ERP, outils de gestion des notes de frais, GED…), pour garantir une continuité totale dans votre organisation. Aucun besoin de former vos collaborateurs ou de modifier vos flux existants : nous nous adaptons à votre environnement, et non l’inverse.
Tous nos opérateurs sont formés à vos procédures spécifiques, qu’il s’agisse de la manière de nommer les pièces, de classer les fichiers ou de saisir certaines écritures. Cette approche personnalisée permet d’assurer une exécution fluide, conforme à vos standards, tout en préservant vos données confidentielles.
Chaque saisie effectuée est vérifiée par un superviseur dédié, garantissant ainsi une double validation avant transmission à votre cabinet d’expertise-comptable ou à votre service comptable interne. Ce contrôle qualité systématique renforce la fiabilité des données, limite les erreurs de traitement et assure une comptabilité précise, prête à l’usage.
Externalisez sereinement avec Beepeeoo
Avec Beepeeoo, vous bénéficiez d’une solution souple, sécurisée et économique pour déléguer la saisie comptable en toute confiance.
Que vous soyez une PME, un cabinet d’expertise comptable ou une start-up en croissance, nous adaptons notre accompagnement à vos besoins.
Envie d’en savoir plus ? Contactez-nous pour un devis personnalisé et découvrez comment Beepeeoo peut simplifier la gestion de votre saisie comptable au quotidien.
