Qu’est-ce qu’un secrétariat téléphonique à distance ?
Le secrétariat téléphonique à distance consiste à confier la gestion de vos appels à un prestataire externe. Il peut s’agir de la réception des appels, de la prise de messages, de la gestion d’agendas, du filtrage des appels ou encore de la redirection vers les bons interlocuteurs.
Les appels sont pris en charge en votre nom, avec un accueil professionnel, selon un script personnalisé, par des télésecrétaires formées à vos spécificités métier.
Pourquoi externaliser son secrétariat téléphonique ?
Le recours à un secrétariat téléphonique à distance présente de nombreux avantages :
Offrir un accueil professionnel sans recruter
Les petites entreprises et les indépendants n’ont pas toujours les moyens (ni le besoin permanent) d’embaucher une secrétaire. Grâce à l’externalisation, vous bénéficiez d’un service professionnel sans les charges liées à un salarié.
Ne plus perdre aucun appel
Un appel non pris est souvent un client perdu. Le secrétariat externalisé garantit une réception d’appels en continu, même pendant vos absences, vos rendez-vous, vos déplacements ou vos congés.
Gagner en réactivité
Les télésecrétaires répondent rapidement aux appels, filtrent les demandes urgentes, prennent des messages clairs, et peuvent même gérer des agendas ou des plannings, ce qui décharge totalement les dirigeants.
S’adapter aux pics d’activité
Pendant les périodes de forte activité, les appels se multiplient. Grâce à un prestataire externe comme Beepeeoo, vous bénéficiez d’une capacité d’absorption des flux sans devoir recruter ni former.
Améliorer l’image de votre entreprise
Un accueil téléphonique soigné, courtois et personnalisé donne une image fiable et professionnelle de votre structure, même si vous êtes une entreprise unipersonnelle ou une TPE.
Quelles missions peut prendre en charge un secrétariat téléphonique à distance ?
Un secrétariat téléphonique à distance peut prendre en charge de nombreuses missions essentielles pour les professionnels, indépendants, PME ou grandes entreprises. Voici les principales :
Gestion des appels entrants
Réception des appels : réponse professionnelle au nom de l’entreprise.
Filtrage des appels : priorisation selon l’importance et l’urgence.
Prise de messages : envoi par e-mail, SMS ou via un outil collaboratif.
Transfert d’appels : vers les bons interlocuteurs ou vers un téléphone mobile.
Gestion des urgences : traitement rapide ou alerte immédiate.
Gestion d’agenda et prise de rendez-vous
Planification de rendez-vous selon les disponibilités du client.
Modification ou annulation de créneaux en temps réel.
Envoi de rappels automatiques par SMS ou e-mail pour limiter les oublis.
Synchronisation avec un agenda en ligne (Google Calendar, Outlook…).
Support administratif de base
Saisie de données simples à distance.
Préparation de courriers ou d’e-mails types.
Relances téléphoniques (impayés, devis, suivis).
Gestion de boîte vocale : écoute, tri et transmission des messages.
Support client de premier niveau
Réponses aux questions fréquentes : horaires, tarifs, prestations.
Orientation des demandes vers les bons services ou interlocuteurs.
Traitement de réclamations simples ou ouverture de tickets SAV.
Accueil téléphonique spécialisé
Pour les secteurs comme :
Médecine/libéral : prise de rendez-vous patients, gestion d’urgence, discrétion.
Immobilier : gestion d’appels acquéreurs, locataires, demandes de visite.
Juridique : filtrage des appels, mise en relation avec l’avocat.
BTP/artisans : gestion d’appels pendant les chantiers, devis, urgences.
Remplacement ponctuel ou permanent
Pendant les :
Congés ou absences du personnel interne.
Surcharges d’activité ou pics saisonniers.
Fermeture de bureau (soirée, week-end, jours fériés).
À qui s’adresse le secrétariat téléphonique à distance ?
Un secrétariat téléphonique à distance peut prendre en charge de nombreuses missions essentielles pour les professionnels, indépendants, PME ou grandes entreprises. Voici les principales :
Professionnels de santé
Médecins, dentistes, kinés, ostéopathes, psychologues, vétérinaires
Besoins : prise de rendez-vous, gestion des urgences, filtrage des appels, continuité du service pendant les consultations.
Profession libérales
Avocats, notaires, huissiers, consultants, experts-comptables
Besoins : standard externalisé professionnel, confidentialité, gestion de l’agenda, accueil personnalisé.
Artisans et professionnels du bâtiment
Électriciens, plombiers, couvreurs, maçons, etc.
Besoins : réception d’appels pendant les interventions sur chantier, demande de devis, gestion des urgences.
PME, TPE et startups
Structures sans personnel dédié à l’accueil
Besoins : externalisation pour optimiser les coûts, accueil professionnel sans embauche, gain de temps pour les équipes.
Commerçants et e-commerçants
Boutiques physiques ou en ligne
Besoins : réponse aux clients, suivi de commandes, prise de messages, gestion des réclamations simples.
Agences immobilières
Agents indépendants ou agences multi-collaborateurs
Besoins : gestion des appels entrants, demandes de visite, agenda partagé, traitement des urgences.
Secteurs avec des horaires étendus ou permanents
Hôtellerie, transport, services à domicile, centres médicaux
Besoins : continuité de service en dehors des heures ouvrées, réponse aux appels 24h/24 et 7j/7.
Les avantages de travailler avec Beepeeoo
Externaliser son secrétariat téléphonique, ce n’est pas simplement déléguer une tâche. C’est améliorer la qualité de votre relation client, gagner du temps, éviter les interruptions inutiles et dynamiser votre activité. C’est aussi offrir à vos interlocuteurs un accueil chaleureux, professionnel et humain, ce qui renforce leur confiance en votre entreprise.
En choisissant Beepeeoo pour votre secrétariat téléphonique externalisé, vous bénéficiez de :
- Une équipe expérimentée, formée à vos consignes
- Une plage horaire étendue, avec une réception des appels 7j/7
- Un service flexible et sans engagement
- Des outils compatibles avec vos systèmes existants
- Un reporting transparent pour suivre les appels traités
