Embaucher un(e) secrétaire
Embaucher un(e) secrétaire pour assurer la prise de rendez-vous et la gestion des agendas est une solution intéressante, mais qui présente des limites. Sachez que cette personne ne pourra pas assurer un travail à plein temps, notamment durant la période creuse. Ne disposant que d’une seule ligne, elle ne pourra pas répondre à toutes les demandes des clients et prospects. Il faut aussi prendre en compte le fait que la/le secrétaire que vous allez embaucher devra se charger de la rédaction des courriers, de l’accueil des visiteurs et autres tâches en plus des appels téléphoniques.
Utiliser un logiciel de prise de rendez-vous
De nombreux logiciels dédiés à la prise de rendez-vous ont vu le jour ces dernières années. Ces outils présentent l’avantage d’être pratiques. Cependant, tous n’en valent pas le coup.
En plus d’être intuitif et facile à utiliser, un bon logiciel doit pouvoir prendre en charge des applications de calendrier, disposer d’outils de visio, vous rappeler automatiquement les rendez-vous planifiés et vous permettre d’assurer leur suivi. La question du prix est aussi un sujet à ne pas négliger. Les outils gratuits et dédiés à la prise de rendez-vous ont des limites. Les fonctionnalités sont assez restreintes et le nombre de rendez-vous est souvent plafonné. En revanche, le coût des logiciels payants varie en fonction des fonctionnalités intégrées. Plus elles sont complètes et performantes, plus le prix de l’outil sera élevé.
Externaliser la gestion des prises de rendez-vous
L’externalisation de la gestion des prises de rendez-vous est aussi une solution intéressante. Libéré de cette tâche chronophage, vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier sans négliger les opportunités de vente. Vos équipes internes pourront gagner en efficacité dans leurs missions respectives et le traitement des demandes de la clientèle. Cela dit, une telle démarche n’est pas sans risque. Pour éviter la perte de confidentialité des informations et être sûr de préserver la crédibilité de votre entreprise, il est impératif de faire appel à une société d’outsourcing spécialisée et expérimentée. Chez Beepeeoo, par exemple, vous pourrez profiter d’une solution efficace, innovante, évolutive et surtout adaptée à vos besoins. En plus des prises de rendez-vous, son équipe compétente et pluridisciplinaire pourra se charger de la gestion complète de la relation client si vous le souhaitez. Celle-ci inclut le SAV, support, débordement d’appel, etc.
Il est à noter que cette liste de solutions pour optimiser la gestion de rendez-vous n’est pas exhaustive. Bien d’autres options comme la mise en place d’un chatbox ou le recours à un assistant virtuel sont possibles.
