1- Définir clairement les objectifs et les attentes
Avant de débuter un projet d’externalisation, il est essentiel de définir clairement vos objectifs, vos attentes et son périmètre d’intervention. Quels sont les résultats attendus ? Quels sont les délais et le budget alloués ? En définissant précisément vos attentes, vous pourrez mieux communiquer avec votre prestataire d’externalisation et vous assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde.
2- Choisir le bon prestataire d'externalisation
Il est important de sélectionner un prestataire d’externalisation qui possède l’expertise nécessaire pour mener à bien votre projet. Bien que la réduction des coûts soit un des facteurs principaux poussant vers l’externalisation, le prestataire le moins cher n’est pas forcément le meilleur choix à faire, prenez le temps de comparer les offres, les valeurs et les engagements RSE des prestataires démarchés.
3- Établir des points de communication clairs
Une communication fluide et régulière est essentielle pour la réussite de votre projet d’externalisation. S’ il ne le propose pas, demandez des points de contact réguliers avec votre prestataire, tels que des réunions hebdomadaires ou mensuelles selon les périmètres abordés. L’objectif est de faire le point sur l’avancement du projet, surveiller les KPI, discuter des problèmes éventuels et trouver des solutions.
4- Mettre en place des indicateurs de performance clés (KPI)
Les indicateurs de performance clés (KPI) sont des outils de mesure qui permettent de suivre l’évolution du projet et d’évaluer la qualité des services externalisés. Établissez avec votre prestataire des KPI pertinents pour votre projet, tels que la satisfaction client, le respect des délais ou la qualité du travail, et suivez-les régulièrement avec lui pour vous assurer du respect de vos attentes.
5- Assurer une transition en douceur
Une transition en douceur entre votre entreprise et le prestataire d’externalisation est essentielle pour minimiser les perturbations et garantir la continuité des activités. Planifiez la transition avec soin, en vous assurant que les processus et les systèmes sont bien compris et en fournissant la formation nécessaire aux équipes concernées.
6- Être prêt à ajuster et à s'adapter
Les projets d’externalisation peuvent parfois rencontrer des défis imprévus. Soyez prêt à ajuster et à adapter votre approche en fonction des circonstances pour garantir la réussite du projet. N’hésitez pas à donner des retours constructifs à votre prestataire et à travailler ensemble pour trouver des solutions.
En suivant ces meilleures pratiques, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir votre projet d’externalisation et tirer le meilleur parti de cette solution stratégique pour votre entreprise.
Suivre les meilleures pratiques pour réussir votre projet d’externalisation est essentiel afin d’optimiser les avantages pour votre entreprise et de garantir un partenariat fructueux avec votre prestataire. En définissant clairement vos objectifs, en sélectionnant le bon prestataire, en établissant une communication fluide, en suivant des indicateurs de performance clés, en assurant une transition en douceur et en étant prêt à vous adapter, vous mettrez en place les bases d’une collaboration réussie.
En investissant du temps dans la gestion de votre projet d’externalisation, vous serez en mesure de tirer pleinement parti des avantages offerts par cette solution stratégique.
